Publié le : 23 novembre 20216 mins de lecture
Parvenir à gérer le parc auto d’une société n’est pas chose aisée. La gestion d’un parc automobile requiert beaucoup de compétences, de préparation et une très bonne coordination. Voici quelques astuces pour vous aider à mieux gérer les coûts et les dépenses de votre flotte automobile.
1. Réaliser l’audit du parc auto
Pour mieux gérer votre flotte de véhicules, il importe de déterminer les difficultés auxquelles vous pourrez être confronté. Ainsi, un audit exhaustif vous montrera les forces et faiblesses de votre politique automobile. Cet outil vous permettra de mieux gérer votre cahier de charges afin de fixer des objectifs atteignables pour votre parc automobile comme souscrire à un crédit auto plus avantageux. Pour ce faire, vous devez prendre en compte les enjeux structurels, opérationnels et utilisateurs. Primo, déterminez ce que vous désirez auditer. Passé cela, vous devez identifier les différents éléments constituant chaque enjeu. Ensuite, vous devez répertorier les KPIs que vous avez envie d’évaluer. C’est également le moment de vous remémorer les objectifs que vous vous étiez fixés en vue d’établir votre projet d’audit.
Le programme en question pourra contenir une déclinaison des KPI’s que vous évaluerez ainsi que leurs composantes. Il devra également comporter des pondérations et un comparatif portant sur vos différents objectifs. La finalité est de savoir si votre manœuvre portera des fruits ou si votre prestataire convient efficacement aux objectifs définis au départ. Finalement, l’audit vous aidera surtout à redéfinir de nouveaux objectifs tels que le bénéfice d’une assurance étendue pour augmenter vos performances.
2. Se doter du bon outil
La plupart des flottes automobiles utilisent comme outil de base les tableurs Excel. Cependant, ceux-ci présentent de nombreuses insuffisances. Effectivement, avec ce classeur, les informations et les calculs sont enregistrés de façon manuelle. La mise à jour de ces données requiert le concours du gestionnaire de parc. Or, lorsqu’il est répétitif, ce travail manuel peut être une source d’erreur. Pour éviter cela, il serait convenable de se doter d’un logiciel de gestion de parc automobile. En effet, ce programme aura la capacité d’intégrer de façon automatique les données liées à vos véhicules et les informations des collaborateurs en toute sécurité. Cet outil d’autonomie vous permettra également d’évaluer les coûts de postes de dépenses de vos véhicules.
3. Restreindre le nombre de fournisseurs
Réduire le nombre de distributeurs vous fera profiter de nombreux avantages concernant l’entretien et les différentes réparations. Vous pourrez mieux négocier avec ceux que vous collaborez. Dans ce cadre, il serait préférable de vous rapprocher du loueur, de l’assureur, des pétroliers, des autoroutiers et des professionnels de maintenance. Il vous serait aussi très profitable de mettre en concurrence vos loueurs afin de mieux optimiser votre flotte auto.
4. Contrôler son parc auto
Pour une gestion fructueuse de votre flotte automobile, il serait convenable de vérifier régulièrement le kilométrage et l’état de vos véhicules. En effet, dépasser les limites du contrat de kilométrage vous mettra en face d’une situation compliquée qu’est la hausse du coût initialement prévu. Il est tout aussi important de mettre en place un tableau de bord avec les indicateurs clés comme : la TVS (Taxe sur Véhicules de Sociétés) , le TCO (Total Cost Ownership du coût total de possession), le PRK (Prix de Revient Kilométrique), la loi de roulage et les émissions de CO2. N’oubliez surtout pas d’ajouter à cela les différentes dépenses intervenant dans le cycle de vie de vos différents véhicules. Vous devez aussi surveiller de près les coûts de carburant qui représentent en moyenne 15 à 30 % des dépenses globales générées par une flotte automobile. Pour limiter son impact, il va de soi de se renseigner sur le carburant avec lequel le modèle du véhicule qui est en votre possession fonctionne. Aussi, vous devez toujours vérifier les cartes d’emploi du carburant.
5. Protéger les véhicules
Une gestion efficace d’un parc automobile exige de placer vos véhicules et marchandises sous surveillance. Toutefois, il faudra en amont passer des contrats d’assurance pour préserver vos engins des vols et détériorations. L’organisme d’assurance vous établira un devis d’assurance qu’il vous faudra examiner. Ces accords mentionnent souvent la clause multirisque destinée à prendre en compte tous les risques auxquels les voitures pourraient être exposées. Ainsi, souscrire une assurance auto vous permettra d’assurer une sécurité optimale de vos véhicules. Par ailleurs, vous devez vous doter d’un système de géolocalisation permettant de faire appel aux forces de l’ordre face à certains événements inattendus.
6. Veiller à l’entretien des véhicules
L’entretien d’un parc automobile représente souvent une partie des dépenses des entreprises. Cependant, si vous n’entretenez pas vos véhicules, cela peut représenter des risques d’accidents ou de pannes très importantes. De plus, le non-entretien des voitures peut générer des dépenses supplémentaires prenant en compte une recrudescence des coûts d’assurance auto et une chute du prix de revente. Il vous serait donc profitable d’entretenir vos véhicules afin d’augmenter leur durée de vie. Mieux, les conducteurs de vos voitures seront plus confiants si vous les révisez régulièrement. Notez qu’il vous serait très utile de faire le compte-rendu détaillé des différentes opérations de réparation effectuées sur vos véhicules. Disposer d’un logiciel de parc automobile est conseillé dans ce cas.
